En Colombia, la protección de datos en la propiedad horizontal, están regulados por la ley 1581 de 2012. La cual tiene por objeto “Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”

Es indispensable conocer los datos que maneja una propiedad horizontal asociados a una persona determinada. Datos como como su nombre, número de identificación, registro de visitantes, cámaras de vigilancia, o como sus rasgos físicos, huella digital, imágenes fotográficas y hoja de vida de trabajadores. 

Por consiguiente, y según la Superintendencia de Industria y Comercio, el administrador o responsable de los edificios o conjuntos residenciales deberá informarle a las personas de manera clara lo siguiente:

• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad.
• Los derechos que le asisten como titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
• Cuando se recolecten datos sensibles se debe advertir lo siguiente: que por tratarse de datos sensibles la persona no está obligada a autorizar su tratamiento.
• Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles.

Administradores y/o consejo directivo de las propiedades horizontales, recuerden que deberán estar comprometidos con el cumplimiento de esta ley. Tener cuidado al recolectar, conservar o divulgar datos de los residentes ocupantes y visitantes de cada inmueble. Así, evitarán sanciones económicas, y desconfianza entre los residentes de la copropiedad.

Así mismo, copropietarios no deben olvidar que ustedes pueden acceder al Reglamento de Propiedad Horizontal. Es un documento público y cualquier persona puede tener acceso a él, mediante una copia simple o auténtica que se pida en la notaría. 

La protección de datos personales es un tema fundamental en la propiedad horizontal, es necesario que los administradores(as), miembros del concejo y todos aquellos que tratan datos personales conozcan sus responsabilidades frente a esta información.

Todas las propiedades horizontales deben contar con políticas adecuadas y claras para la protección de los datos personales de sus propietarios, residentes, empleados, proveedores y visitantes entre otros.

En Propiedata, creamos una pequeña lista de los puntos mas importantes que debe tener en cuenta para cumplir con esta normativa.

1. La política de tratamiento de datos debe informar con claridad el objetivo y los usos específicos que se le darán a los datos. 
2. El titular de la información (propietario, residente, visitante…) debe dar su consentimiento de manera escrita, oral o mediante conductas que permitan conocer su autorización. Se recomienda conservar prueba o evidencia de la existencia de la autorización otorgada.
3. La copropiedad debe contar con una persona o área responsable de la protección de datos personales.
4. Se debe implementar un procedimiento de corrección, actualización o eliminación de datos personales al interior de la propiedad. Estas solicitudes se deben responder en menos de 15 días por parte de la persona o área encargada.
5. Las imágenes grabadas por las cámaras de seguridad se consideran datos sensibles y deben ser manejados con mayor seguridad y rigurosidad.
6. Las cámaras de seguridad deben tomar solo imágenes del interior de la copropiedad.
7. El acceso a las imágenes de las cámaras solo se podrá permitir si el titular de los datos ha sido grabado y cualquier otro individuo deberá ser anonimizado.