En Colombia, la protección de datos en la propiedad horizontal, están regulados por la ley 1581 de 2012. La cual tiene por objeto “Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”
Es indispensable conocer los datos que maneja una propiedad horizontal asociados a una persona determinada. Datos como como su nombre, número de identificación, registro de visitantes, cámaras de vigilancia, o como sus rasgos físicos, huella digital, imágenes fotográficas y hoja de vida de trabajadores.
Por consiguiente, y según la Superintendencia de Industria y Comercio, el administrador o responsable de los edificios o conjuntos residenciales deberá informarle a las personas de manera clara lo siguiente:
- El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad.
- Los derechos que le asisten como titular.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
- Cuando se recolecten datos sensibles se debe advertir lo siguiente: que por tratarse de datos sensibles la persona no está obligada a autorizar su tratamiento.
- Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles.
Administradores y/o consejo directivo de las propiedades horizontales, recuerden que deberán estar comprometidos con el cumplimiento de esta ley. Tener cuidado al recolectar, conservar o divulgar datos de los residentes ocupantes y visitantes de cada inmueble. Así, evitarán sanciones económicas, y desconfianza entre los residentes de la copropiedad.
Así mismo, copropietarios no deben olvidar que ustedes pueden acceder al Reglamento de Propiedad Horizontal. Es un documento público y cualquier persona puede tener acceso a él, mediante una copia simple o auténtica que se pida en la notaría.
La protección de datos personales es un tema fundamental en la propiedad horizontal, es necesario que los administradores(as), miembros del concejo y todos aquellos que tratan datos personales conozcan sus responsabilidades frente a esta información.
Todas las propiedades horizontales deben contar con políticas adecuadas y claras para la protección de los datos personales de sus propietarios, residentes, empleados, proveedores y visitantes entre otros.
En Propiedata, creamos una pequeña lista de los puntos mas importantes que debe tener en cuenta para cumplir con esta normativa.
- La política de tratamiento de datos debe informar con claridad el objetivo y los usos específicos que se le darán a los datos.
- El titular de la información (propietario, residente, visitante…) debe dar su consentimiento de manera escrita, oral o mediante conductas que permitan conocer su autorización. Se recomienda conservar prueba o evidencia de la existencia de la autorización otorgada.
- La copropiedad debe contar con una persona o área responsable de la protección de datos personales.
- Se debe implementar un procedimiento de corrección, actualización o eliminación de datos personales al interior de la propiedad. Estas solicitudes se deben responder en menos de 15 días por parte de la persona o área encargada.
- Las imágenes grabadas por las cámaras de seguridad se consideran datos sensibles y deben ser manejados con mayor seguridad y rigurosidad.
- Las cámaras de seguridad deben tomar solo imágenes del interior de la copropiedad.
- El acceso a las imágenes de las cámaras solo se podrá permitir si el titular de los datos ha sido grabado y cualquier otro individuo deberá ser anonimizado.
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